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知らないと恥ずかしいビジネスメールの書き方

 ビジネスの場でメールを使用するのが当たり前になってきました。エコを気にするようになってきた企業が、可能な限り紙の使用量を減らし、書類を電子的なやり取りで済ましてしまおうという風潮も、メールの使用を増加させるのに一役買っているのかもしれません。

 メールは手紙とは違い正しい書き方などは特にありません。しかしある程度のマナーは存在するようです。やはりビジネス用途に使用するためには、相手に失礼があってはいけませんし、常識的な対応が求められます。そんなメールの書き方・マナーについて考えてみましょう。


ビジネスメールの書き方

基本的な考え方

 手紙ほど型にはまったものはありませんが、メールにもある程度のテンプレートが存在します。

1.件名
2.宛名
3.挨拶
4.概要
5.本文
6.結び
7.署名

 このような構成が一般的なメールの書き方です。
 またいくら担当者とは仲が良くても、業務連絡として上司に転送される可能性も十分考えられますので、顔文字は厳禁です。



1.件名

 まずは件名を書きましょう。ここは非常に重要な部分です。
 相手側がメールを大量に受ける方だったりすると、ここで目立たなかった場合、対応を後回しにされたりする可能性が、大幅に高くなりますので、おろそかにしないようにしましょう。

 件名はメールの内容が想像できるように簡潔に書きましょう。

 緊急のメールには少し工夫して、先頭に【至急】などをつけると良いかもしれません。

 また用件をカテゴリー分けして、件名を「【(案件名)】(簡潔なメールの内容)」などと工夫すると、メールを受け取った人は見やすく、メールを開く前に内容がつかめるので、親切な書き方だと思います。



2.宛名

株式会社アイウエオ
山田太郎様

 宛名はこのように書きます。
 会社名やグループ名で送信したい場合は、「御中」を末尾に追加しましょう。
 会社によっては、部署で1つのメールアドレスを使用している場合も多いので、宛名は必ず書くようにした方が良いかと思います。

 複数の人に送りたい場合は、下記のように役職順に上下に書くか、左右に並べて書けば良いと思います。

株式会社アイウエオ
山田太郎様
青木花子様

 また宛名が10人とかになりますと、もう「関係者各位」で良いと思います。



3.挨拶

 はじめてメールするか相手には、軽く自己紹介をするべきかと思います。

はじめまして。
~をしております。
○○○と申します。

突然のメール大変申し訳ございません。
~をしております。
○○○と申します。

 など、相手に合わせて書けば良いかと思います。

 いつも連絡を取り合っている相手なら、下記のように、

お世話になっております。
いつもお世話になっております。

 しかしここで、相手への気づかいの言葉を入れると、できるビジネスマンです。

先日の打合せありがとうございました。
○○様をご紹介いただきましてありがとうございました。




4.概要

 用件が短ければ、本文と一緒で良いかもしれませんが、まずは結論を先に書きましょう。

先日のお問い合わせにつきまして○○ということが判明いたしました。
○○○のスケジュールが○○に決まりましたので、ご連絡いたします。

 さらに、この件について返信が欲しい場合はここで、「お返事をいただければと幸いです。」と追加すれば良いと思います。



5.本文

 できるだけ簡潔に書きましょう。また文章を読みやすいように30~40文字で改行して折り返すようにしてください。その程度の改行が読みやすいと言われています。また適度に改行して、行間を空けましょう。



6.結び

 本文の内容に合わせて書き分けましょう。

どうぞよろしくお願い致します。
ご検討の程、よろしくお願い致します。
お手数をお掛け致しますが、どうぞよろしくお願い致します。




7.署名

 会社名・部署名・役職・名前・電話番号など、名刺に書かれている情報を書きます。
 署名は各メールソフトで事前に設定できますので、予め作成しておきましょう。メールを送信するたびに必ず署名は追加されますので、ここにさりげなく新製品の情報やニュースなどを入れると広告効果が得られます。

外部サイト:
Eメールポータルサイト「コルタ」
ビジネスで使えるメール署名の無料テンプレート【シグネチャ】
マイナビ キャリア メールの署名



ビジネスメールの書き方 実践編

 ここまでで、概ねメールの書き方はご理解いただけたかと思います。実はここからが本番です。メールについて、私の経験則より実践的な使用方法を考察したいと思います。「いやこれは違うだろ」って方は、こういう考え方もあるんだと流すか、コメントいただければ幸いです。m(__)m

 私の場合、基本的には「口は言いにくいこと」をメールで言ってくることが多いので、それにどのように対応するかを考えなくてはなりません。今後の課題ですね。大抵理不尽な要求が多いです……orz


客先からのメールには否定の言葉はできるだけ使用しない

 お客様相手の営業的観点からの話なので、会社の方針や個人の考え方によるのですが、否定の言葉は極力使わない方が良いように感じています。

 要するに、「できません」「やれません」「無理です」という言葉を可能な限り使わないと言うことです。
 
 メールによって用件は相手に伝えることができますが、ただのテキストなので受け取り方によっては、まったく違うニュアンスになる危険性を常に秘めています。メールの送信側にそんな気がなくても、メールを受け取った方を怒らせてしまうことがあるのです。

 特にこの否定の言葉は、対面や電話においては、表情や態度によって「やんわり」と相手に伝えることが可能ですが、メールにおいては「できません」と書いてしまうと、相手にとっては思った以上に拒絶の意思を伝えてしまいます。それを自動的に回避するためにも「否定の言葉は使わない」ということです。

 もちろん、理不尽な要求には、断固お断りするしなければならないこともあると思います。しかしそうではない場合の方がほとんどではないでしょうか。

 ではそんなときにはどのようにするのかと言いますと、相手の意思を理解した上で「別の対案を提示する」と良いと思います。この対案が良くない言い方になりますが、「自分にとって有利」または、「自分にとって被害が少ない」方へ持って行けるとベターです。またその上で、要求されたことよりも上の効果をもたらすのであればベストと言えるでしょう。

○○様のご要望は理解致しました。
しかし残念ではございますが▲▲▲は納期の面から考えますと~~~難しいと言わざるを得ません。
しかし、◇◇◇という方法はいかがでしょうか。




重要な用件は必ず念押しする

 重要な事柄については、絶対にメールだけに頼らないようにしましょう。メールは相手側の上司か同僚に複数送信して、さらに電話にて内容の確認を取りましょう。

 相手がメールの内容を忘れていても、あなたが悪者にはならないように予防しておきましょう。



長文のメールでは表題をつけて項目は分ける

 メールの内容が短いのであれば1メールにつき問題ないのですが、複数の用件で長文になる場合が多々あります。そんな時にはメールの本文内でタイトルをつけて、それぞれ項目に分けて書くようにしましょう。
■ ○○○について
■ ▲▲▲について
■ ×××について




添付ファイルは5MBまでを目安に

 インターネットの普及と共に回線が速くなっておりますので、昔と違いある程度の容量のファイルでも送受信できてしまいます。しかしまだ受け付ける添付ファイルが少ない会社も多く、添付ファイルは5MBまで目安に送信しましょう。

 それより多い場合は、オンラインストレージサービスか、自身のレンタルサーバなどにアップロードして、ファイルのアドレスをメールに貼り付けて送信すると良いと思います。

オンラインストレージサービス:
Giga File便 http://www.gigafile.nu/v3/
容量無制限(1ファイル2Gまで)のファイル転送・7日間保持

ファイルポスト http://file-post.net/ja/
15ファイル、合計1GBの大容量ファイル・データの受渡しが可能。



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